Lieferanten, Niederlassungen und Artikelkataloge

„Ich kaufe bei Kaiser+Kraft“

Lege den Lieferanten unter Verwaltung → Lieferanten an oder übernimm einen vorhandenen systemweiten Lieferanten. Die Firmendaten werden als eigene Kopie in deinem Mandanten gespeichert. Du kannst Anschrift, UID und Länderniederlassungen dort bearbeiten. Änderungen am systemweiten Eintrag überschreiben deine Kopie nicht automatisch.

Deine allgemeine Kundennummer und die Kontakte je Niederlassung gehören ausschließlich zu deinem Mandanten. Bei einem Kontakt kannst du auch eine abweichende Kundennummer hinterlegen.

Eigene Lieferanten systemweit vorschlagen

Mit „Systemweit vorschlagen“ siehst du zuerst die Firmendaten und Niederlassungen, die weitergegeben werden. Nach deiner Bestätigung prüft die Systemverwaltung den Vorschlag und kann daraus einen systemweiten Lieferanten anlegen.

Kundennummern, persönliche Kontakte, Schnittstellenangaben und eigene Artikel werden dabei nicht übernommen. Ein Vorschlag ist eine feste Momentaufnahme. Spätere Änderungen bleiben in deinem Mandanten; für eine neue Prüfung kannst du einen neuen Vorschlag erstellen.

Excel- und CSV-Artikellisten

Öffne beim Lieferanten „Artikel / Upload“. Lade die Vorlage herunter, fülle sie aus und lade sie als CSV (UTF-8) oder Excel (.xlsx) hoch. Maximal 500 Artikel und 5 MB je Datei. Bei Excel wird das erste Arbeitsblatt gelesen. Alte XLS-Dateien vorher als XLSX speichern; Formeln vorher in Werte umwandeln.

Spalten: Number;Name;Unit;GramsPerUnit;RollLengthMetres;ProductUrl;DocumentUrl. Artikelnummer und Name sind erforderlich; Artikelnummern als Text formatieren. Einheiten: Piece, Gram, Kilogram, Metre, SquareMetre, CubicMetre. Gewichte gelten in Gramm je Basiseinheit. Rollenlängen gelten in Metern und nur bei Metre. Produkt- und Dokumentadressen müssen HTTPS verwenden.

Die Vorschau zeigt neue und zu aktualisierende Artikel. Nach Bestätigung werden gleiche Artikelnummern beim selben Lieferanten bei Änderungen als neue Version gespeichert; frühere Versionen und nicht enthaltene Artikel bleiben erhalten. Bereits angelegte Materialien werden durch einen Katalog-Upload nicht geändert.

Systemweit verwaltete Lieferanten können einen gemeinsamen Artikelkatalog bereitstellen. Nach der Übernahme eines Lieferanten siehst du sowohl deinen eigenen als auch seinen systemweiten Katalog.

Vom Katalogartikel zum Material

„Als Material prüfen und anlegen“ übernimmt Name, Artikelnummer, Einheit und verfügbares Gewicht in ein neues Materialformular. Wähle die Verpackungskategorie und prüfe Materialart, Zusammensetzung und tatsächliches Gewicht. Neue Katalogmaterialien sind zunächst inaktiv. Produkt- und Dokumentlinks sowie eine vorhandene Rollenlänge werden als Lieferantenangaben in den Notizen übernommen.

Lieferant und Lieferantenartikelnummer bleiben am Material gespeichert. Dokumentlinks sind Verweise zum Anbieter; sie ersetzen keine im System hinterlegte Zertifikatsdatei. Für die dauerhafte Dokumentation kannst du Dokumente am Material hochladen.

Schnittstellen und Bestellungen

Je Lieferant lassen sich Webshop, E-Mail, Telefon, Excel, CSV, REST API, SOAP, EDI, SFTP und OCI/Punchout hinterlegen. Speichere Adressen, Dokumentationslinks und Formatbeschreibungen; keine Passwörter oder API-Schlüssel.

Excel/CSV-Uploads sind direkt nutzbar. Die anderen Einträge dokumentieren verfügbare Anbindungen. Für einen automatischen Abruf oder eine Bestellung braucht jede Anbindung noch einen passenden Adapter, Zugangsdaten und eine Prüfung anhand der Lieferantendokumentation. Das Hinterlegen einer Adresse aktiviert keine Verbindung und löst keine Bestellung aus.